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宋代官修本朝《會要》，后人稱之為《宋會要》。“會要”屬政書類的斷代典志體史書，是專門記載一代典章制度的史學著作。唐代蘇冕所撰《會要》與崔鉉、楊紹復等所撰《續會要》草創了這一史書體裁，但它們皆非嚴格意義上的一代會要。直到五代、宋初的王溥在蘇、崔兩家會要的基礎上，續修唐宣宗以后至唐末部分，撰成《新編唐會要》，于北宋建隆二年（961）進奏朝廷，自此，方確立完整一代的“會要體”。
宋代特設會要所，人員、印記、提舉宰臣等方面與國史日歷所大體相當。先后修纂有10余部會要，共計3000余卷，包括《慶歷國朝會要》（宋綬、王洙等修纂）150卷、《元豐增修五朝會要》（王珪、李德芻等修纂）300卷、《政和重修會要》（王覿、曾肇、蔡攸等修纂）111卷、《乾道續四朝會要》（汪大猷等修纂）300卷、《乾道中興會要》（陳骙等編類）200卷、《淳熙會要》（施師點、趙雄等分三次編修奏進）368卷、《嘉泰孝宗會要》（楊濟、鐘必萬總修）200卷、《慶元光宗會要》（京鏜等奏進）100卷、《今上皇帝（寧宗）會要》（陳自強、史彌遠分三次奏進）325卷、《淳祐寧宗會要》（史嵩之等奏地是50卷、《嘉定國朝會要》（張從祖類輯）588卷。后李心傳奉詔依歷朝會要編成《國朝會要總類》（即《十三朝會要》）588卷。《宋史·度宗紀》載，曾奉安有《理宗會要》，今《宋會要輯稿》中未見。上述這些會要，除《國朝會要總類》曾刊行于蜀中外，其余均無刊本，僅有少量抄本流傳于世。
德祐二年（1276）二月，宋恭帝奉表出降，元軍入臨安，董文炳受命收圖書典籍，“乃得宋史及諸注記五千余冊，歸之國史院”（《元史·董文炳傳》），后經海道運往元大都。明洪武初年，“太祖定元都，大將軍收圖籍，致之南京”（《明史·藝文一》）。永樂十八年（1420）遷都北平，又將“文淵閣所貯書籍，自一部以至百部之多者，各取其一，置于燕都”（《明史·藝文一》）。由于宋代會要大都沒有刻本，歲月浸久，時勢動蕩，史籍散佚，勢所難免。明初修《永樂大典》時，《宋會要》已十失其一。宣德年間，文淵閣大火，藏書大半被焚，《宋會要》亦不曾幸免。楊士奇于正統六年（1441）所編的《文淵閣書目》中著錄“《宋會要》一部，二百三冊，闕”。可見，此時的《宋會要》已是一殘本。弘治以后，《宋會要》的散佚情況益發嚴重。萬歷年間，張萱等編定《新定內閣藏書目錄》，其中已經不見《宋會要》的蹤跡，可知此書于萬歷之前已徹底散失。另外，在明代的其他書目中，如葉盛所編私家《菉竹堂書目》，又或焦覺《國史經籍志》，雖皆有著錄《宋會要》之文，卻不過是據目抄入而已，并非實有其書。
所幸明初編修的《永樂大典》將《宋會要》采入，使得后人還能一睹散入有關字韻事目中的《宋會要》。時至清嘉慶十五年（1810），徐松以翰林院編修出任全唐文館提調兼總纂官。他利用職務之便，在簽注《永樂大典》中的唐文的同時，將包括《宋會要》在內的一批資料一一標出，亦簽作“全唐文”，命書吏錄出。所以，在影印的徐氏原稿中，卷首第一行頂格及各頁版心魚尾之上，多有“全唐文”的字樣。徐松日積月累，抄得有五六百卷之多。從現存的《永樂大典》及《宋會要輯稿》的各方面情況來看，當時《宋會要》是分門輯入的，或選一門，或摘數句，隨韻列目，摘取編入，并附入二十多種南宋晚期至明初的書籍。加之《宋會要》輯稿本身的篇幅龐大，因此輯稿的整理，是一項相當復雜的工作。徐松在此后的余生里，一直為《宋會要》輯稿的整理不斷努力，甚至一度期望得到當時著名學者嚴可均、李兆洛的協助，然而最終未能如愿。徐松雖未能完成整理工作，但他對稿本的分類及所批按語，對于后人的整理，提供了幫助。
徐松于道光二十八年（1848）年去世，“同治初年，其書散出”（繆荃孫《藝風堂文續集》卷六《宋太宗實錄跋》），所輯《宋會要》稿本輾轉流茖到北京琉璃廠書肆，為繆荃孫購得。繆氏與兩廣總督張之洞交好，遂將稿本交予由張氏在廣州創設的廣雅書局。廣雅書局對《宋會要》輯稿的整理工作，由繆荃孫、屠寄負責，但具體工作則以屠寄為主。屠寄在徐松整理的基礎上，從稿本編排，到文字校訂、年月調整，甚至謄錄清稿等方面，都做了大量工作。雖然他只整理出一部分，但卻為后來嘉業堂的整理創出先例。在屠氏已成的清稿中，職官一類，直接為嘉業堂采用，成為清本《宋會要》的一個組成部分。
1911年，辛亥革命廣州起義，張之洞、屠寄先后離開廣雅書局，《宋會要》輯稿的整理工作未能完成。不久，書局提調王秉恩將藏匿下來的《宋會要》稿本分兩次賣與吳興劉承干。于是，徐輯原稿及廣雅書局清稿轉歸劉樂嘉業堂所有。劉我先后聘請劉富曾、費有容等進行整理。劉、費二人在徐松原稿的基礎上，大體遵循廣雅書局的整理體例，成初編291卷，續編75卷。劉富曾又參考各書，移改舊史實，增入新史料，錄成清本，共得460卷。
1931年，北平圖書館從嘉業堂買去經剪裁的徐氏原稿，并將廣雅書局所修清本借來，由該館編纂，葉渭清對照研究。葉氏認為，徐氏原稿已被痛加刪并，不復原來面目；但仍有不少篇幅是出于《永樂大典》而不見于徐氏抄本者，故而清本仍有可參證之處。
根據葉氏的研究，以陳垣為首的編印委員會認為，清本與原稿實有合印并行之必要，然因經費所限，遂于1935年委托上海大東書局印刷年，將原稿先行影印，名之曰《宋會要稿》，以線裝200冊行世。1957年中華書局以四合一版再度影印，名之曰《宋會要輯稿》，以精裝8大冊發行。1964年，臺灣世界書局以《宋會要輯本》之名，以《中國學術名著》第六輯，影印裝成16冊發行。1976年，臺灣新文豐出版公司又以四合一版影印裝成8冊本發行。
《宋會要輯稿》（以下簡稱《輯稿》）分帝系、后妃、樂、禮、輿服、儀制、瑞異、運歷、崇儒、職官、選舉、食貨、刑法、兵、方域、蕃夷、道釋等17類。其中禮、職官、選舉、食貨等類篇幅尤大。類下分門。各門篇首有簡短的序言加以概括，然后按年、月、日順序，摘取有關詔令、奏章等等。如此，不僅遐眉目清晰，而且處置政務的事例，以及典章制度的得失興廢，均分類歸納，使得事件發生、發展過程中的利弊得失及不同意見，都得以較為完整地反映出來。《輯稿》較之原書，雖已大有殘闕，但它保存了大量的元修《宋史》諸志及其他有關史籍所不載的宋代史料，如食貨類“限田雜錄”，“造水硙”，“修理堰、閘、渠、斗門、堤巖”，“各路產物買銀價”，“量衡”，“諸郡進貢”，“船戰船附”，“民產雜錄”，“置市”諸門，皆為《輯稿》之獨有。以《宋史》諸志與《輯稿》的卷數相比，前者合計不過162卷，而后者則為376卷。《宋史·職官志》僅12卷，《輯稿》職官糲為83卷；《宋史·食貨志》僅14卷，《輯稿》食貨類則有70卷。可見，《輯稿》所保存的宋代史料，在數量上遠遠超過《宋史》諸志。《輯稿》所載史事，一般均詳于《宋志》，其記述具有較為原始而詳細的特點，且往往能夠校訂《宋史》各志的紕謬與疏略，有很高的史料價值。
由于《輯稿》卷帙浩大、殘缺零亂、問題繁多，因此，各種帶有研究成果性質的檢索工具書應勢而出。1932年，湯中出版了《宋會要研究》一書。1939年，日本學者江田忠在湯中《宋會要研究》的基礎上，編撰了《徐輯〈宋會要〉稿本目錄》。1937年，小沼正則編制了《宋會要食貨目錄》。1958年，法國學者Etienne與Balazs將《輯稿》的食貨、職官、刑法、方域四類，編成《宋會要目次》出版。1970年日本東洋文庫宋代史研究會在前人的基礎上編制了《宋會要研究備要》。1980年，臺灣大學王德毅《宋會要輯稿人名索引》出版。1982年，日本東洋文為宋代史研究會再度出版了《宋會要輯稿·食貨索引》。1984年和1986年，王云海先后出版了《宋會要輯稿研究》和《宋會要輯稿考校》。1995年，陳智超《解開〈宋會要〉之謎》出版。這些著作和工具書的出版，對《宋會要輯稿》的使用提供了很大的方便。
但是，由于《輯稿》本身的缺憾，使得使用及檢索時，產生諸多障礙。首先，《輯稿》的殘闕問題相當突出。《輯稿》中大致完整的篇幅，一般皆起自太祖迄于寧宗，計十三朝。但就是在這其中，很多篇幅仍存在不同程度的殘缺。有些篇幅甚至是整門缺失，例如職官類無樞密院門，兵類無禁軍門。其次，《輯稿》中存在大量重出篇幅。《永樂大典》以字韻次第編排事目，所以會將《宋會要》同一篇文字編入不同的字韻事目中，故而形成重出復見的情況。第三，由于《輯稿》在整理過程中的編排失當，使得重出多門、前后倒置、時序相錯等情況不時而見。第四，《輯稿》本身乃一尚待整理的未完成稿，故而并無目錄，這一點也給檢閱工作帶來了相當大的不便。第五，《輯稿》自清代中期從《永樂大典》中輯錄出來后，長期處于草稿狀態，雖有影印本行世，但因未作徹底整理，從中找尋相關史料較為繁難。
鑒于上述種種，將《宋會要輯稿》做成數據庫十分必要。這樣，不僅可以解決無順由此及彼閱讀和查檢的問題，使書中的豐富史料得到充分利用，從而大推動宋史乃至中國古代史研究的發展，而且對《宋會要輯稿》的徹底校點整理，也可以提供極大的方便。
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